事業を始めたら嫌でも通る経理業務。中でも会計って面倒。特に副業やスモールビジネスで起業したばかりの場合人を雇う余裕無し。駆け出しでは自分で行うことになる。そこで活躍するのがクラウド会計。DX(デジタルトランスフォーメーション)は皆さん聞いたことがあるはず。クラウド会計はDXに欠かせないツールです。本記事を見て概要を抑えましょう。
目次
クラウド会計を導入する理由
★従来より50％以上の時間短縮
★会計ソフト初心者も使える
★ペーパーレス化
★会計にプラスして請求書・経費精算機能等を一緒に利用できる
クラウド会計 メリット
時間短縮かつ正確
クラウド会計の特徴は「仕訳の自動化」が大きなメリット
従来は領収書や請求書を紙の状態で確認保存し手入力で仕訳計上するケースが多い
★クラウド会計は証憑書類保存時に仕訳計上ができる
保存方法は領収書や請求書をスキャンもしくはスマホで写真を撮る
保存と同時に取引日・取引先・金額が読み取られ仕訳の形が作られる
仕訳として計上する時は確認のみ、必要であれば訂正・追記をする
全ての項目を入力するのではなく、予測のもとあがった仮伝票を確認・加工することになります
「この取引先はこの勘定科目」とルール決めもできる
普通預金やクレジットカードも連携し読み込み
取引日・取引先・金額が出力された状態で初回のみ勘定科目を選択すれば次回から予測でその勘定科目が出力されます
証憑書類を紙保存からデータ保存に移行することで保存作業の時間短縮＆スペースの確保
さらに証憑書類・普通預金通帳・クレジットカード明細は全て読み込みとなるので金額や残高間違いが起きにくい
会計だけでなく請求書や経費精算機能もついてくる
もちろん会計と仕訳連携ができる
属人化を防ぐ＆場所を選ばない
人を雇う、もしくは外注化できるようになったらの話しです
クラウド会計は時間短縮と正確さもですが特定の人間に依存せずとも会計処理が成り立つのもメリット
従来レシートや請求書を見て人が手入力で仕訳を起こしていた
「この人がぬけたら困る」「この人しか知らない」という状況がありました
簿記自体が独特ですしね
自動化していることからマニュアル化し手順を踏めば誰でもできます
場所も選びません
クラウド自体のメリットは通信環境が整っていればどのPCからでも作業ができること
領収書・請求書はデータで確認できる
紙は必要無し
ペーパーレス化
何気に大きいメリット
企業の証憑書類はざっと10年ほど保存の義務があります
大量の段ボールがいらなくなります
スペースを他に有効利用できる、もしくはスペース不要です
そして各会計ソフトメーカーが2024年1月からの改正電子帳簿保存法にも対応しているので安心して導入できます
クラウド会計 デメリット
インストール型に比べ動きが鈍い
インストール型の会計ソフトは1台のパソコンのみで運用しオフラインでも使用できるためサクサク動きます
それと比較するとクラウド会計は画面の切り替わり等若干ストレスを感じると思います
解決策として
クラウド会計は仕訳伝票をいちから手入力しないように仕組みを作る
現金に関する仕訳は経費精算と連携
普通預金に関する仕訳は口座連携
クレジットカードに関する仕訳も連携
仕訳伝票入力をしないがクラウド会計の特徴でもあります
経理業務の一連の流れで仕訳は勝手にできあがる仕組みを作っていきましょう
管理負担が増える
人を雇う・外注をする時ですの話しです
クラウド会計は通信環境があればどの場所からでもログインできます
情報漏洩や不正が起きないようにルール決めが必要
複数のIDを利用しましょう。
どこまでの処理ができるか権限分けをします
ログイン履歴がしっかり記録されることも認識させましょう
まとめ
【クラウド会計を導入すべき理由】
★従来より50％以上の時間短縮
★会計ソフト初心者も使える
★ペーパーレス化
★会計にプラスして請求書・経費精算機能等を一緒に利用できる
［メリット］
■時間短縮かつ正確
■属人化を防ぐ＆場所を選ばない
■ペーパーレス化
［デメリット］
■インストール型に比べ動きが鈍い
■管理負担が増える
めかぶ
副業や起業に簿記の知識は必須です
日商簿記等の資格取得も素晴らしいですが
簿記を覚える一番早い方法は”実践”です
簿記会計を外注するとしても
副業や起業当初は費用面で難しいですし
外注するにも内容を理解しないといけません
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簿記の知識がある程度ある方は「マネーフォワード」
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